Publicatiedatum: september 2018
Artikel door: Paul van Aanholt

We investeren in onze ambities

In 2016 zijn we met name bezig geweest met de totstandkoming van een gemeenschappelijke werkwijze. Waar 2016 werd betiteld als overgangsjaar, blijkt uit onderstaande analyse dat er in het jaar 2017 financieel weer stappen zijn gezet. De harmonisatie en afstemming binnen de beide stichtingen heeft steeds meer vorm en inhoud gekregen.

Binnen de Planning & Control cyclus werken we met diverse instrumenten zoals:

• meerjaren bestuursformatieplannen, die worden voorgelegd aan de (G)MR.
• meerjaren begroting financieel, die wordt vastgesteld door RvT.
• continu beschikbare managementrapportages en analyses op personeels- en financieel gebied.

Leerling administratie geharmoniseerd
Door het wegvallen van Mediaan werd de urgentie alleen maar groter om een uniform systeem voor leerlingadministratie te hanteren binnen Edu-Ley. De keuze viel op ParnaSsys, deels omdat Den Bongerd en ’t Schrijverke al goede ervaringen met dit leerlingvolgsysteem hadden opgedaan. De invoering voor de 4 overige Edu-Ley scholen heeft in 2 fases plaatsgevonden. Voor De Bron en de Regenboog was dat vanaf het begin van het schooljaar 2017-2018 en voor Open Hof en Kameleon vanaf de herfstvakantie. Om de invoering te ondersteunen zijn trainingsdagen georganiseerd voor IB’ers, directeuren en teamleden. Ook de bestuurder en een medewerker van het secretariaat hebben een bovenschoolse module gevolgd.

Klaar voor de toekomst
Edu-Ley kent al een aantal jaren een gezonde stabiele financiële situatie met positieve resultaten. Toch wordt ook Edu-Ley de komende jaren geconfronteerd met diverse risico’s en onzekerheden. Om hier tijdig op te kunnen anticiperen, is transparantie en draagvlak gewenst. Bovendien heeft Edu-Ley graag een meer gedetailleerd inzicht in haar huidige vermogenspositie en het benodigd vermogen om de uitdagingen van de toekomst tegemoet te treden. In het voorjaar van 2018 is in samenspraak met administratiekantoor ONS een meer gedetailleerde risico- en vermogensanalyse opgesteld. Om een passende financiële buffer voor risico’s en onzekerheden te kunnen bepalen, heeft het bestuur via een rekenkundig model de risico’s geïnventariseerd en gekwalificeerd.

Vermogenspositie
De financiële positie van Edu-Ley per balansdatum kan op basis van verschillende kengetallen als zeer goed beoordeeld worden. Als we de uitkomst van de risicoanalyse combineren met de vermogensanalyse zien we dat Edu-Ley een financieel gezonde onderwijsinstelling is met een ruim voldoende financiële buffer voor het opvangen van risico’s die niet op een andere wijze afgedekt kunnen worden. Rekening houdende met de buffer-reserve kunnen we concluderen dat er voldoende financiële ruimte beschikbaar is om extra impulsen aan de onderwijsontwikkeling te geven voor de komende jaren. Deze analyse is uitgevoerd door de bestuurder i.s.m. ONS Onderwijs. De komende jaren zal Edu-Ley per planperiode 2 keer een risico- en vermogensanalyse uitvoeren. De directeuren zullen de volgende keer actief deelnemen aan deze analyses, waardoor er een nog beter inzicht in de mogelijke risico’s ontstaat.

Risico Inventarisatie en -Evaluatie
In de periode mei tot en met juli 2017 is de risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) uitgevoerd bij de scholen. Uit de RI&E’s is gebleken, dat binnen de scholen al ruim aandacht besteed wordt aan arbeidsomstandigheden. Het aantal aandachtspunten dat is gesignaleerd, is dan ook zeer beperkt. Een aantal geconstateerde positieve punten zijn:

• Er is op de scholen aandacht voor arbeidsomstandigheden, maar vaak reactief van aard;
• Er is op de scholen aandacht voor veiligheid, gezondheid en de psychosociale arbeidsbelasting. Dit wordt periodiek geïnventariseerd (o.a. de RI&E,).

Bij deze RI&E afname zijn alle wettelijk verplichte onderwerpen geïnventariseerd op schoolniveau en vastgelegd in rapportages. Vervolgens zijn deze rapportages naast elkaar gelegd en hebben de scholen hun aandachtspunten opgenomen in hun PvA. Uit het risicoprofiel van deze RI&E is naar voren gekomen, dat de volgende thema’s een hogere risicoscore hebben:

• rolverdeling preventiemedewerker ( school) en Arbo-coördinator (Edu-Ley) en voorlichting aan de medewerkers .
• vastleggen protocol ongevallen procedures.
• aanstellen medewerkers voor controle elektrische apparatuur.
• veiligheid medewerkers op de daken van de scholen.

Dit heeft geleid tot een PvA op Edu-Ley niveau.

Afstemming gesprekkencyclus op  Edu-Ley niveau
De gehanteerde gesprekkencycli van BOOG en SKBG zijn met elkaar vergeleken. Op basis hiervan is in februari 2017 een algemene gespreksnotitie opgesteld met aandacht voor informele- en formele gesprekken met medewerkers. In september 2017 heeft  er werkoverleg plaatsgevonden met de coördinatoren van dit plan van aanpak, waarbij zij het schema in detail hebben toegelicht. Ook zijn er formats opgesteld voor de verschillende gesprekken, het  digitale bekwaamheidsdossier en het  voorstel aanpassing coaching / begeleiding startende leerkracht (van basisbekwaam naar vakbekwaam). In oktober 2017 zijn de hierboven genoemde onderdelen aangeboden en besproken in het DB tijdens een inhoudelijk overlegmoment, waarbij ruim aandacht was voor de implementatie.

Op basis van de uitkomst van dit overleg is de nieuwe notitie gesprekkencyclus Edu-Ley aangepast en aangeboden aan de GMR. In januari 2018 is het personeel geïnformeerd over de wijzigingen en wordt begonnen met het hanteren van de nieuwe opzet gesprekkencyclus.

Tevredenheidsonderzoeken
In de maanden april/mei 2017 is  de POM (een tevredenheidonderzoek) uitgezet onder medewerkers, ouders en leerlingen van de scholen binnen Edu-Ley. De rapportages van de diverse geledingen waren net voor de zomervakantie beschikbaar, waardoor de terugkoppeling na de zomervakantie heeft plaatsgevonden. De uitslag is besproken binnen het DB, de RvT en de GMR. De uitslag en de daaruit voortvloeiende actiepunten zijn eveneens besproken binnen de teams, de leerlingen en de mr-en van de scholen. De uitslag en de plannen van aanpak zijn via (nieuws)brieven gecommuniceerd met de ouders/verzorgers.

Uitslag op hoofdlijnen: Opvallend zijn de verschillen tussen de 6 scholen. Vier scholen zitten in een flow en zijn in-control. Bij 2 scholen is dit nog niet het geval.

Directeuren: zijn over het algemeen tevreden met hun scholen. De uitslag varieert tussen de 7 en  een 8.

Medewerkers: In het algemeen zijn de medewerkers tevreden over hun school (cijfer 7,8 ). Ook over de taakbelasting is men positief (cijfer 7,5 )^[2]

Leerlingen: De leerlingen geven de Edu-Ley scholen gemiddeld een 7,9. Zij roemen de bevlogenheid en de sfeer op school. Ze voelen zich veilig en er wordt weinig gepest (1,7%) .

Aandachtspunt: is onveiligheidsgevoel tijdens overblijven (9,2% voelt zich onveilig) . Dit vraagt wel om enige nuancering. Er is veel variatie in tevredenheid over het overblijven. Conclusie: Overblijven beantwoordt bij 2 scholen aan de verwachtingen. Bij 4 scholen is het een aandachtspunt.

Ouders geven de scholen gemiddeld een 7,9. Dit cijfer hangt samen met: de opvoedkundige aanpak, de vakbekwaamheid van het personeel, het delen van de informatie over het kind en Informatie over de school. Scholen spelen goed in op verwachtingen van ouders. Het gemiddelde rapportcijfer ouder-betrokkenheid is: 7,6. Ze vinden met name de oudergesprekken belangrijk en voelen zich verantwoordelijk voor de educatieve ontwikkeling van hun kind; ze gaan naar informatiebijeenkomsten; ze ervaren de gesprekken met leerkrachten als informatief en  plezierig en ouders/verzorgers voelen zich welkom.

Financieel eigenaarschap
Edu-Ley heeft de ambitie om de scholen de komende jaren over een langere periode financiële ruimte te geven en te gaan werken met meerjarige begrotingen op schoolniveau. Daarbij is het streven dat de scholen na 3 jaar in ieder geval op nul uit moeten komen. Tussentijds kunnen ze er dan voor kiezen om op jaarbasis met een negatieve begroting te werken. Edu-Ley overweegt tot slot

om eigen risicodrager (zg ERD) te worden en dus afscheid te nemen van het vervangingsfonds.