Publicatiedatum: juni 2020
Artikel door: Sally Boumans
Van plan naar onderbouwde investering in het onderwijs
In gesprek met Sally Boumans, Ons Onderwijsbureau
Als we haar bellen, vertelt Sally dat ze net als alle andere ouders met schoolgaande kinderen moet improviseren om werk en thuisonderwijs te combineren. Kinderen die met vragen zitten waar je niet zo 1-2-3 antwoord op weet. Het gebrek aan structuur, de behoefte aan duidelijkheid en vooral de behoefte aan perspectief. Wanneer mogen we weer naar schol en afspreken met vriendinnen? Sally Boumans is ruim 12 jaar werkzaam als controller van Ons Onderwijsbureau en sinds 2014 gesprekspartner van de bestuurder en de directeuren van Edu-Ley. We vroegen haar naar de voordelen van een beleidsrijke begroting en wat daarbij komt kijken.
Dichter bij de essentie
Ten tijde van de personele unie hadden we nog te maken met twee begrotingen, maar inmiddels is er naast een gezamenlijk beleid ook sprake van een gezamenlijke begroting. Waar we ons in het begin nog voornamelijk beperkten tot enkel de algemene begroting en jaarrekening, zie je nu veel meer dat er een vertaalslag wordt gemaakt naar het koersplan. Dat maakt ook dat de samenwerking een stuk intensiever is geworden de afgelopen jaren. Ik vind het persoonlijk altijd fijn om de sfeer te proeven van de school. De manier waarop je welkom wordt geheten, de betrokkenheid van het team en hoe kinderen met elkaar omgaan, geeft vaak al een goed beeld van het schoolklimaat.
Samen verantwoordelijk
De nieuwe opzet is dat directeuren in hun schoolplannen aangeven waar ze aan willen werken en wat ze daarvoor nodig hebben. Daar hoort automatisch ook een investeringsplan bij. Wat moet er worden gereserveerd om bepaalde ambities te realiseren? Die vraag is niet alleen relevant voor het bestuur, maar past ook in een bredere verantwoordingsverplichting vanuit het ministerie. Die nieuwe manier van beleidsrijk begroten is natuurlijk even wennen, maar levert ook veel duidelijkheid op. Directeuren lichten toe wat ze minimaal nodig hebben om plannen te verwezenlijken en welke eventuele extra middelen ze daarbij wensen. Elke keuze vraagt om onderbouwing en verdediging. En als de middelen zijn toegekend, worden periodieke afspraken gemaakt om de voortgang te bespreken. Directeuren waren al verantwoordelijk voor het schoolbeleid en de schoolontwikkeling en hebben daarnaast nu de mede verantwoordelijkheid over de besteding van de beschikbare middelen. De begroting wordt nu niet meer beperkt tot eenzijdige balans- en resultaat kolommen, maar er wordt een doorkijkje gegeven naar de investeringen in de komende jaren. Hoe ontwikkelt zich de benodigde investering en wat doen we met het geld in een bepaald schooljaar?
Keuzes maken en verantwoorden
Het grote verschil met vroeger is dat er achter elk cijfer nu een plan en verantwoording zit. Dat geldt onder andere voor de onderwijsachterstanden gelden, voor werkdrukgelden en voor de huisvestingskosten. Door de meerjarenbegroting word je gedwongen om na te denken over waar je heen wilt, waarom je dat wilt en wat je daarvoor nodig hebt. Natuurlijk blijven die keuzes steeds gefundeerd door de lava waarden van Edu-Ley en door de gezamenlijk geformuleerde speerpunten. Vanuit Ons Onderwijsbureau zijn we nu ook veel meer betrokken bij de wereld achter de cijfers. Ik krijg steeds meer gevoel bij de knelpunten en hoe we daarbij kunnen ondersteunen. Het gezamenlijk overleg met de directeuren over de plannen en de begroting en de bespreking van de toelichtingen versterkt volgens mij ook wel de onderlinge verbinding en solidariteit tussen de scholen. Voorbeeld hiervan is het plan van een school om een aula te realiseren. Dat kan moeilijk vanuit het schoolbudget worden bekostigd, dus hebben alle directeuren ermee ingestemd dat deze kosten van het bovenschools budget worden betaald. De directeuren geven hiermee uitdrukking aan de noodzaak van gezamenlijke kwaliteit. Bovendien beseffen ze dat ze elkaar een volgende keer ook weer nodig hebben als er een urgente vraag komt op hun eigen school.
Met inzicht investeren
Doel is om budgetneutraal te begroten, maar soms is het nodig om tijdelijk negatief te begroten. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je het data netwerk op orde wil brengen. Dat vraagt een flinke investering, maar is noodzakelijk om de kwaliteit van het onderwijs te garanderen. Naast het opstellen van de begroting als zodanig doen we geregeld een risico-analyse. Waar verwachten we in de toekomst kosten te gaan krijgen, kunnen we dat verzekeren of moeten we daar een reservering voor aanleggen? Bij de investeringen gerelateerd aan de schoolplannen wordt altijd onderscheid gemaakt tussen wat minimaal nodig is en wat het onderwijs verder kan verrijken.
Afstemmen en monitoren
Eens in het kwartaal is er overleg met de directeuren, waarbij wordt teruggekeken naar de voorbije maanden en vooruitgekeken naar de volgende maanden. Zo houden we een vinger aan de pols en blijven we ‘in control’. Hoe meer iedereen de relatie ziet tussen strategie en investering, des te bewuster de keuzes die worden gemaakt.